Интеграция IDENT c amoCRM
IDENT позиционирует себя как комплексное решение для работы стоматологий. Однако, 90% функционала МИС IDENT заточено на автоматизацию и систематизацию производственных бизнес-процессов. МИС IDENT отлично закрывает все процессы, связанные с оказанием услуг, при этом функционал связанный с прогревом и доведением пациентов до продажи - имеет точки роста. Совместная работа в МИС IDENT и amoCRM позволяет закрыть все потребности руководителя клиники, РОПа и маркетолога.
Анализ МИС IDENT: где заканчиваются возможности для малого бизнеса и начинаются проблемы крупных стоматологий
Рассмотрим, для каких задач достаточно функционала МИС IDENT, а где средний и крупный бизнес столкнется с серьезными ограничениями.
📞 Интеграция с мессенджерами и телефонией: плюсы и скрытые минусы
Платформа IDENT позволяет подключить телефонию и омнивиджет UIS ОМНИ для обработки обращений из WhatsApp, Telegram и ВКонтакте.
🔔 Обработка обращений и контроль коммуникации
На этапе первого контакта система работает стабильно: звонки и заявки с сайта сопровождаются звуковым сигналом и всплывающими окнами. Однако в процессе последующей переписки начинаются сложности.
📅 Менеджмент задач и человеческий фактор
Аналогичная проблема касается внутренних процессов: переноса визитов, обзвона базы или подбора времени для записи.
Рассмотрим, для каких задач достаточно функционала МИС IDENT, а где средний и крупный бизнес столкнется с серьезными ограничениями.
📞 Интеграция с мессенджерами и телефонией: плюсы и скрытые минусы
Платформа IDENT позволяет подключить телефонию и омнивиджет UIS ОМНИ для обработки обращений из WhatsApp, Telegram и ВКонтакте.
- Как это работает в идеале: система сама фиксирует входящие заявки, а администраторы общаются с пациентами в едином окне МИС. Вся история переписки сохраняется в карточке клиента. Это удобно для персонала и помогает руководству быстро разрешать спорные ситуации. Также есть функция запуска диалога через приложение MAX.
- В чем подвох: интеграция сторонних сервисов в интерфейс IDENT выполнена лишь частично. Например, чаты через MAX не интегрированы в саму МИС. Клик по кнопке чата просто открывает веб-версию мессенджера в браузере и копирует телефон пациента. Администратору приходится переключаться на другую вкладку, вручную искать контакт и вести переписку вне экосистемы клиники. Главный минус — история этого общения в IDENT вообще не сохраняется.
🔔 Обработка обращений и контроль коммуникации
На этапе первого контакта система работает стабильно: звонки и заявки с сайта сопровождаются звуковым сигналом и всплывающими окнами. Однако в процессе последующей переписки начинаются сложности.
- Отсутствие фокуса: IDENT сообщает о новых репликах в чате только визуально — синим индикатором в разделе «Активные чаты».
- Риск утери клиента: в системе нет автоматических задач с жесткими дедлайнами на ответ. Если администратор отвлекся на пациента у стойки ресепшена или случайно закрыл вкладку, сообщение останется незамеченным. МИС никак не напомнит сотруднику или директору о зависшем диалоге.
📅 Менеджмент задач и человеческий фактор
Аналогичная проблема касается внутренних процессов: переноса визитов, обзвона базы или подбора времени для записи.
- Полное отсутствие автоматизации: система не присылает уведомления с дедлайнами по конкретным задачам.
- Рост нагрузки на персонал: администратор вынужден вручную проверять раздел «Активные задачи», самостоятельно расставлять приоритеты и контролировать свою загрузку. При высоком потоке пациентов в средних и крупных клиниках такой подход неизбежно ведет к забытым задачам, сорванным срокам и потере выручки.
It is necessary to choose a visual aid that is appropriate for the topic and audience.
Разработчики IDENT в своей базе знаний приводят тревожную статистику: клиники ежедневно теряют от 20% до 30% входящих вызовов. Часть пациентов пытается набрать номер повторно, но многие сразу уходят к конкурентам, что ведет к колоссальным потерям выручки и сливу рекламного бюджета. С заявками с сайта ситуация аналогичная. В качестве решения IDENT предлагает управляющему или старшему администратору регулярно вручную проверять отчеты по пропущенным звонкам и необработанным лидам.
Почему этот подход не работает в клиниках среднего и крупного сегмента?
Такой ручной контроль — это неэффективная рутина, которая категорически не должна входить в обязанности топ-менеджмента или старшего персонала. Руководители должны заниматься стратегическим планированием, масштабированием бизнеса и развитием сервиса, а не выполнять функции «живого будильника» для администраторов из-за того, что в МИС отсутствуют автоматические сценарии контроля.
Почему этот подход не работает в клиниках среднего и крупного сегмента?
Такой ручной контроль — это неэффективная рутина, которая категорически не должна входить в обязанности топ-менеджмента или старшего персонала. Руководители должны заниматься стратегическим планированием, масштабированием бизнеса и развитием сервиса, а не выполнять функции «живого будильника» для администраторов из-за того, что в МИС отсутствуют автоматические сценарии контроля.
📊 Искажение аналитики и потеря контекста в IDENT
Логика модуля «История обращений» в IDENT серьезно усложняет оценку реальной эффективности маркетинга. Система склеивает звонки и сообщения от одного и того же клиента в единое обращение только в рамках одних календарных суток (с 00:00 до 23:59).
Если пациент общается с клиникой три дня подряд, IDENT зафиксирует три изолированных обращения. Это создает искусственный «всплеск» в отчетах и полностью искажает показатели реальной конверсии. Более того, завершенные диалоги мгновенно отправляются в архив. Когда пациент напишет на следующий день, администратору придется вручную поднимать историю прошлых обращений, чтобы просто вспомнить контекст беседы.
⚡ Как эта проблема решена в amoCRM
В amoCRM логика работы с пациентом построена принципиально иначе — процесс ведения лида жестко регламентирован цифровой воронкой:
Логика модуля «История обращений» в IDENT серьезно усложняет оценку реальной эффективности маркетинга. Система склеивает звонки и сообщения от одного и того же клиента в единое обращение только в рамках одних календарных суток (с 00:00 до 23:59).
Если пациент общается с клиникой три дня подряд, IDENT зафиксирует три изолированных обращения. Это создает искусственный «всплеск» в отчетах и полностью искажает показатели реальной конверсии. Более того, завершенные диалоги мгновенно отправляются в архив. Когда пациент напишет на следующий день, администратору придется вручную поднимать историю прошлых обращений, чтобы просто вспомнить контекст беседы.
⚡ Как эта проблема решена в amoCRM
В amoCRM логика работы с пациентом построена принципиально иначе — процесс ведения лида жестко регламентирован цифровой воронкой:
- Автоматические задачи на каждое действие: на любое входящее сообщение (даже если клиент пишет десятый раз за неделю) система мгновенно создает задачу с жестким дедлайном — например, «ответить за 15 минут».
- Многоканальные уведомления: сотрудник физически не сможет пропустить сообщение. Система присылает push-уведомление внутри CRM, подает звуковой сигнал и дублирует задачу в центр нотификаций.
- Автоматический контроль руководства: в amoCRM можно настроить сценарий, при котором просрочка дедлайна администратором автоматически ставит задачу его руководителю с требованием проверить работу подчиненного, а сама сделка мгновенно переходит на другого, свободного специалиста.
✉️ SMS-уведомления: автоматизация на бумаге, рутина на практике
Интеграция МИС IDENT с SMS-центром позволяет отправлять пациентам сервисные сообщения: подтверждения записи, напоминания о визите или поздравления с днем рождения. В системе есть шаблоны, что избавляет от необходимости писать текст вручную. Однако на этом автоматизация заканчивается.
Интеграция МИС IDENT с SMS-центром позволяет отправлять пациентам сервисные сообщения: подтверждения записи, напоминания о визите или поздравления с днем рождения. В системе есть шаблоны, что избавляет от необходимости писать текст вручную. Однако на этом автоматизация заканчивается.
- В чем главная проблема: IDENT не умеет отправлять такие сообщения полностью самостоятельно. Каждый день сотруднику клиники приходится вручную фильтровать базу пациентов по нужным критериям (например, «запись на завтра» или «день рождения сегодня») и вручную запускать рассылку по этим спискам.
- Риски для бизнеса: такой полуручной подход напрямую бьет по выручке стоматологии. Ответственный специалист из-за высокой загрузки может забыть отфильтровать одну из категорий или запустить отправку слишком поздно. Как результат — резко вырастает количество ошибок, падает конверсия в доходимость пациентов до клиники, а на ресепшене образуются «окна» из-за забывчивости людей.
⚙️ Полная автоматизация коммуникаций в amoCRM
amoCRM позволяет полностью исключить человеческий фактор из процесса информирования пациентов с помощью инструмента Digital Pipeline (цифровая воронка).
amoCRM позволяет полностью исключить человеческий фактор из процесса информирования пациентов с помощью инструмента Digital Pipeline (цифровая воронка).
- Работа триггеров без участия человека: на каждом этапе воронки настраиваются автоматические сценарии. Как только сделка переходит в нужный статус, система сама запускает цепочку действий: отправляет SMS, подключает чат-бота, ставит задачу менеджеру или меняет ответственного сотрудника.
- Экономия ресурсов и рост продаж: такой подход освобождает персонал от 90% рутинных механических действий. Риск забыть о пациенте сводится к нулю, что напрямую повышает доходимость до приемов, увеличивает общую конверсию и защищает клинику от потери прибыли.
📊 Аналитика в IDENT: почему отчеты не отражают реальность
В МИС IDENT предусмотрены модули для анализа источников рекламы, истории обращений и эффективности работы персонала. Однако ценность этих отчетов условна: система критически зависит от ручного ввода данных, поэтому человеческий фактор сводит точность аналитики практически к нулю.
Сами разработчики IDENT в базе знаний признают: для корректного формирования отчета «Конверсия администраторов» сотрудники должны строго соблюдать регламенты. Они обязаны моментально вносить комментарии, оформлять запись строго из окна звонка и вручную заполнять массив полей по каждому сообщению из соцсетей. Если администратор в спешке пропустил хотя бы одну деталь, заявка просто выпадет из аналитики.
⛔ Проблемы фиксации звонков и потеря контроля
Внутренняя логика МИС заставляет сотрудников совершать массу лишних кликов, что приводит к системным ошибкам:
📁 Ручная сегментация чатов из мессенджеров
С обработкой текстовых сообщений из соцсетей ситуация еще сложнее. Чтобы чат вообще попал в статистику и закрепился за конкретным сотрудником, администратор обязан вручную заполнить поля:
В МИС IDENT предусмотрены модули для анализа источников рекламы, истории обращений и эффективности работы персонала. Однако ценность этих отчетов условна: система критически зависит от ручного ввода данных, поэтому человеческий фактор сводит точность аналитики практически к нулю.
Сами разработчики IDENT в базе знаний признают: для корректного формирования отчета «Конверсия администраторов» сотрудники должны строго соблюдать регламенты. Они обязаны моментально вносить комментарии, оформлять запись строго из окна звонка и вручную заполнять массив полей по каждому сообщению из соцсетей. Если администратор в спешке пропустил хотя бы одну деталь, заявка просто выпадет из аналитики.
⛔ Проблемы фиксации звонков и потеря контроля
Внутренняя логика МИС заставляет сотрудников совершать массу лишних кликов, что приводит к системным ошибкам:
- Неполные карточки: при ответе на звонок администратор обязан вручную нажать кнопку «Входящие звонки» и заполнить всплывающее окно.
- Слепая зона для руководителя: если сотрудник забыл кликнуть на кнопку, в «Истории обращений» появится пустышка. В столбце «Сотрудник» будет пусто, тема разговора сменится на «Неизвестно», а комментарий исчезнет.
- Ограничение функций: звонок отобразится в логах, но без ручного комментария часть аналитических инструментов IDENT станет недоступна. Автоматического сбора данных системе катастрофически не хватает.
📁 Ручная сегментация чатов из мессенджеров
С обработкой текстовых сообщений из соцсетей ситуация еще сложнее. Чтобы чат вообще попал в статистику и закрепился за конкретным сотрудником, администратор обязан вручную заполнить поля:
- «Кто»
- «Кто, тип»
- «Тема разговора» (для потенциальных записей)
⚡ Прозрачная аналитика и автоматический контроль в amoCRM
amoCRM полностью автоматизирует сбор статистики, исключая человеческий фактор и необходимость ручного заполнения карточек:
- Автоматическая привязка данных: сотрудникам не нужно вручную закреплять за собой звонки, чаты или заявки. Система сама идентифицирует менеджера, фиксирует каждое действие и мгновенно учитывает эти данные в общей аналитике.
- Наглядный контроль воронки: руководство получает точные отчеты о движении пациентов по этапам продаж в виде понятных графиков и диаграмм. Это позволяет в реальном времени видеть, на каком именно этапе клиника теряет людей.
- Оценка эффективности персонала: CRM-система подсвечивает персональные показатели каждого администратора. Руководитель сразу видит спад конверсии у конкретного сотрудника, может оперативно разобрать причины и вовремя скорректировать его работу.
- Финансовый результат: вся аналитика оцифрована в деньгах. Владелец клиники четко видит, сколько прибыли было успешно зафиксировано, а какой объем выручки упущен из-за недоработок на ресепшене.
⚙️ Архитектура интеграции: как устроен прямой обмен данными с IDENT
Синхронизация систем реализуется через прямое подключение к базе данных IDENT, расположенной на локальном или облачном сервере клиники:
Синхронизация систем реализуется через прямое подключение к базе данных IDENT, расположенной на локальном или облачном сервере клиники:
- Безопасный доступ: представители IDENT создают выделенного пользователя и предоставляют к нему доступы для интеграции.
- Защита от изменений: учетная запись создается с жестким ограничением прав — «только на чтение» (Read-Only). Это полностью исключает риск случайного повреждения, изменения или удаления медицинских данных внутри МИС.
- Прямой экспорт: несмотря на ограничения прав, этот доступ позволяет беспрепятственно заходить в базу данных IDENT напрямую и оперативно выгружать любые массивы информации, необходимые для автоматической передачи в CRM-систему
Что получает стоматология за счет интеграции
- Рост производительности администраторовИнтеграция освобождает персонал от рутины, полностью исключая необходимость параллельно вносить информацию в две разные программы.
- В amoCRM сотрудники смогут видеть всю историю по пациенту.При повторных контактах пациента через любые каналы — сайт, телефон или мессенджеры — сотрудник мгновенно видит полную историю взаимодействия: архив переписки, прошлые визиты, полученные услуги, лечащих врачей и баланс взаиморасчетов.
- Возможность настройки сквозной аналитики благодаря amoCRM.Интеграция обеспечивает автоматический экспорт финансовых показателей клиники из МИС IDENT в amoCRM. В процессе обмена данными система передает такие метрики, как текущий баланс («Аванс/долг»), общая стоимость плана лечения («Бюджет»), предоставленные «Скидки», объем «Фактически полученных денежных средств», а также итоговая «Сумма оказанных услуг».
- Возможность комплексно автоматизировать все направления работы клиники для непрерывного роста и масштабирования стоматологииIDENT оптимизирует внутреннее производство и медицину, а amoCRM масштабирует маркетинг и автоматизирует продажи. Синергия этих платформ обеспечивает клинике максимальную эффективность бизнеса.
Формат работы интеграции IDENT и amoCRM
Синхронизация данных происходит по ключевому идентификатору - это “Порядковый номер пациента в IDENT” и по второстепенному идентификатору - это номер телефона.
При первом запуске виджета производится полная синхронизация клиентской базы, а затем виджет производит синхронизацию карт пациентов в МИС IDENT, в которых произошли изменения, с карточками Контактов в amoCRM в реальном времени (каждые 2-5 минут).
После первого запуска синхронизации, в случае возникновения дублей, мы рекомендуем самостоятельно в ручном режиме осуществить поиск дублирующих карточек Контакта и Сделок и затем объединяют или удаляют их.
При создании нового Контакта в amoCRM во время синхронизации ответственным сотрудником за данный контакт будет один конкретный пользователь amoCRM, который был изначально согласован с Заказчиком. Далее в рамках amoCRM уже можно настроить другие алгоритмы распределения контактов между сотрудниками.
Во время синхронизации из МИС IDENT в amoCRM происходит передача следующих данных из карточки Пациента в карточку Контакта:
Также в карточку Контакта дополнительно могут передаваться ФИО и email куратора, назначенного пациенту в IDENT.
При первом запуске виджета производится полная синхронизация клиентской базы, а затем виджет производит синхронизацию карт пациентов в МИС IDENT, в которых произошли изменения, с карточками Контактов в amoCRM в реальном времени (каждые 2-5 минут).
После первого запуска синхронизации, в случае возникновения дублей, мы рекомендуем самостоятельно в ручном режиме осуществить поиск дублирующих карточек Контакта и Сделок и затем объединяют или удаляют их.
При создании нового Контакта в amoCRM во время синхронизации ответственным сотрудником за данный контакт будет один конкретный пользователь amoCRM, который был изначально согласован с Заказчиком. Далее в рамках amoCRM уже можно настроить другие алгоритмы распределения контактов между сотрудниками.
Во время синхронизации из МИС IDENT в amoCRM происходит передача следующих данных из карточки Пациента в карточку Контакта:
- ФИО
- Телефон
- Представитель
- Возраст
- Пол
- Дата и время последнего приема
- Дата и время будущего ближайшего приема
- Общая сумма за все визиты
- Номер медкарты
- Дата рождения
- Комментарий
- Доп. комментарий
- Скидки
- Отказ об смс оповещении
- Причина списания в архив
- Статус пациента
- Информация о санации
- Откуда узнал
- Завершено
- Первый
- Дата создания пациента
- СНИЛС
- ИНН
- Филиал
- Порядковый номер пациента в IDENT
- Аванс/долг (данное поле позволяет отследить задолженность пациента перед клиникой или задолженность клиники перед пациентом. Если пациент внес аванс в размере 100.000 рублей, то этот аванс отразится в его карточке Контакта в amoCRM и сотрудник, работающий в amoCRM, будет видеть эти данные. Формула, по которой происходит расчет данного поля: Фактически полученная сумма денежных средств (за всё время) - (Сумма оказанных услуг (по кодам услуг, за всё время) - Скидка (за всё время)).
Также в карточку Контакта дополнительно могут передаваться ФИО и email куратора, назначенного пациенту в IDENT.
Синхронизация данных происходит по трем идентификаторам: уникальному ключевому идентификатору - это ID Приёма, и второстепенным - это Порядковый номер пациента в IDENT и номер телефона. По ключевому идентификатору “ID Приёма” происходит поиск карточек Сделок в amoCRM на всех активных этапах во всех воронках, которые были выбраны во время настройки виджета. В случае если по ключевому идентификатору “ID Приёма” карточка Сделки не найдена, то по полю “Порядковый номер пациента в IDENT” происходит поиск Сделок, у которых поле “ID Приёма” пустое. В случае если и по полю “Порядковый номер пациента в IDENT” найти сделку не удалось, то алгоритм поиска выполняется повторно, а ключевым идентификатором поиска является “Номер телефона”. Таким образом, по данному алгоритму происходит трехступенчатый поиск карточек Сделок: по ID Приёма, Порядковому номеру пациента в IDENT и номеру телефона.
Идентификаторы “Порядковый номер пациента в IDENT” и “Номер телефона” проверяются среди карточек Контактов, закрепленных за карточками Сделка среди всех активных этапов во всех воронках, выбранных во время настройки виджета.
ВАЖНО: Перед первым запуском синхронизации для предотвращения появления дублирующих сделок мы рекомендуем провести зачистку всех активных сделок в amoCRM, перенести их на закрытые этапы или удалить из системы.
При создании новой Сделки в amoCRM во время синхронизации ответственным сотрудником за данную Сделку будет один конкретный пользователь amoCRM, который был изначально согласован с Заказчиком. Далее в рамках amoCRM уже можно настроить другие алгоритмы распределения Сделок между сотрудниками.
Если пациент был записан на прием и у него есть представитель, то в его карточке Сделки кроме его контакта будет автоматически добавлен контакт представителя.
При синхронизации приемов виджет может отдельно работать с двумя основными типами пациентов: «Первичный» и «Повторный».
Соответственно в amoCRM можно организовать два разных бизнес-процесса для работы с первичными и повторными пациентами, т.е. создать две разных воронки - ВОРОНКА “ПЕРВИЧНЫЙ ПРИЁМ” и ВОРОНКА “ПОВТОРНЫЙ ПРИЁМ” (можно назвать воронки иначе, это гибко настраивается внутри виджета). И в каждой из них создать уникальные сценарии взаимодействия с пациентами.
Но также можно организовать работу с первичными и повторными пациентами в одной воронке, поэтому можете выбрать наиболее удобный для вас вариант: разделять или не разделять эти процессы. Наш виджет гибко настраивается под ваши задачи и процессы.
Возможность разделения бизнес-процесса на воронки первичного и повторного приема была реализована с целью предоставления клиникам прозрачной статистики и аналитики отдельно по первичным приемам и отдельно по повторным приемам. Большинство стоматологий вкладывает существенное количество средств в маркетинг и рекламу, поэтому им важно отслеживать эффективность этих вложений, и понимать, сколько пришло новых пациентов, сколько было повторных приемов, какие конверсии по этим двум бизнес-процессам, какая категория приносит больше продаж и тд.
Плюс ко всему, бизнес-процесс взаимодействия с первичными пациентами существенно отличается от бизнес-процесса работы с повторными клиентами. В рамках amoCRM по всем первичным пациентам можно сразу выстроить корректный бизнес-процесс по подключению к лечению координатора. На все записи первичных пациентов можно сразу добавить в amoCRM задачу, чтобы на первичном приеме присутствовал координатор (специалист, который согласовывает план лечения с клиентом и в дальнейшем сопровождает клиента в течение всего курса лечения). Для повторных клиентов такое присутствие координатора на приеме уже не требуется.
Если пациенту необходимо комплексное курсовое лечение, то сделка автоматически создается в воронке "ПРОДАЖА КОМПЛЕКСНОГО ЛЕЧЕНИЯ", где идет дальнейшая коммуникация с пациентом (дополнительные воронки не входят в связку между системами, и отдельно настраиваются в amoCRM).
Синхронизация может самостоятельно распределять заявки по воронкам продаж. Когда в МИС IDENT сотрудник записывает пациента, у которого в МИС IDENT зафиксировано 0 завершенных приемов, то во время синхронизации этот пациент может автоматически попадать в воронку “Первичные приемы”. И даже в том случае, если карточка Сделка по ошибке окажется в воронке “Повторные приемы”, - виджет сможет найти ее и перенести в воронку “Первичные приемы” на соответствующий этап. Пациенты, у которых приемов 1 и более, при синхронизации могут попадать в воронку “Повторные приемы”. Также если виджет найдет сделку по этому клиенту в воронке “Первичные приемы”, то автоматически сможет перенести ее в нужную воронку. Опять же, всё зависит от той логики бизнес-процессов, которую вы выбрали при настройке виджета.
Поиск Сделок при синхронизации осуществляется на всех этапах во всех воронках, затем виджет определяет, к какой воронке относится Сделка, и уже переносит ее в нужную воронку на нужный этап. Это существенно упрощает работу сотрудников в CRM системе, так как им не нужно самим определять и вручную переносить Сделку в нужную воронку.
ВАЖНО! На успешных и не успешных этапах (например: “Успешно завершена” и “Не реализована”) поиск Сделок не осуществляется. Поиск Сделок возможен только на активных этапах в воронках продаж.
Рассмотрим на примере:
1 ЭТАП "Новый лид" - администратор/координатор/специалист call-центра берет заявку в работу, проверяет контактные данные, проверяет заявку на дубль и берёт эту заявку в работу (переводит сделку на следующий этап воронки).
2 ЭТАП "Взяли в работу" - сотрудник связывается с пациентом, выясняет потребности и записывает на прием в МИС IDENT. А далее данные из IDENT автоматически попадают в CRM систему, и сделка сама переходит на этап "Записан на прием".
3 ЭТАП "Записан на прием" - сотрудник связывается с клиентом, напоминает о приеме и подтверждает запись. Если клиент не пришел на прием, то сотрудник ещё раз связывается с ним, выявляет возражения, отрабатывает их и записывает пациента на новую дату и время в IDENT. При этом старая запись в IDENT закрывается. Во время синхронизации старая сделка в amoCRM закрывается как нереализованная, а новая запись автоматически создается на этапе "Записан на прием".
Если пациент посетил стоматологию, то благодаря нашей связке происходит синхронизация данных между двумя системами, и сделка в автоматическом режиме переходит на этап "Посетил" в amoCRM.
4 ЭТАП "Посетил" - сотрудник связывается с клиентом, узнает NPS после приема и предлагает дополнительные услуги клиники, а также заполняет дополнительные поля в карточке Сделки для автоматизации процесса продаж и сбора необходимых анаkитических данных. Затем сделка закрывается и переходит на этап "Успешно реализована".
Во время синхронизации из МИС IDENT в amoCRM происходит передача следующих данных из Записи на прием в карточку Сделки:
Идентификаторы “Порядковый номер пациента в IDENT” и “Номер телефона” проверяются среди карточек Контактов, закрепленных за карточками Сделка среди всех активных этапов во всех воронках, выбранных во время настройки виджета.
ВАЖНО: Перед первым запуском синхронизации для предотвращения появления дублирующих сделок мы рекомендуем провести зачистку всех активных сделок в amoCRM, перенести их на закрытые этапы или удалить из системы.
При создании новой Сделки в amoCRM во время синхронизации ответственным сотрудником за данную Сделку будет один конкретный пользователь amoCRM, который был изначально согласован с Заказчиком. Далее в рамках amoCRM уже можно настроить другие алгоритмы распределения Сделок между сотрудниками.
Если пациент был записан на прием и у него есть представитель, то в его карточке Сделки кроме его контакта будет автоматически добавлен контакт представителя.
При синхронизации приемов виджет может отдельно работать с двумя основными типами пациентов: «Первичный» и «Повторный».
Соответственно в amoCRM можно организовать два разных бизнес-процесса для работы с первичными и повторными пациентами, т.е. создать две разных воронки - ВОРОНКА “ПЕРВИЧНЫЙ ПРИЁМ” и ВОРОНКА “ПОВТОРНЫЙ ПРИЁМ” (можно назвать воронки иначе, это гибко настраивается внутри виджета). И в каждой из них создать уникальные сценарии взаимодействия с пациентами.
Но также можно организовать работу с первичными и повторными пациентами в одной воронке, поэтому можете выбрать наиболее удобный для вас вариант: разделять или не разделять эти процессы. Наш виджет гибко настраивается под ваши задачи и процессы.
Возможность разделения бизнес-процесса на воронки первичного и повторного приема была реализована с целью предоставления клиникам прозрачной статистики и аналитики отдельно по первичным приемам и отдельно по повторным приемам. Большинство стоматологий вкладывает существенное количество средств в маркетинг и рекламу, поэтому им важно отслеживать эффективность этих вложений, и понимать, сколько пришло новых пациентов, сколько было повторных приемов, какие конверсии по этим двум бизнес-процессам, какая категория приносит больше продаж и тд.
Плюс ко всему, бизнес-процесс взаимодействия с первичными пациентами существенно отличается от бизнес-процесса работы с повторными клиентами. В рамках amoCRM по всем первичным пациентам можно сразу выстроить корректный бизнес-процесс по подключению к лечению координатора. На все записи первичных пациентов можно сразу добавить в amoCRM задачу, чтобы на первичном приеме присутствовал координатор (специалист, который согласовывает план лечения с клиентом и в дальнейшем сопровождает клиента в течение всего курса лечения). Для повторных клиентов такое присутствие координатора на приеме уже не требуется.
Если пациенту необходимо комплексное курсовое лечение, то сделка автоматически создается в воронке "ПРОДАЖА КОМПЛЕКСНОГО ЛЕЧЕНИЯ", где идет дальнейшая коммуникация с пациентом (дополнительные воронки не входят в связку между системами, и отдельно настраиваются в amoCRM).
Синхронизация может самостоятельно распределять заявки по воронкам продаж. Когда в МИС IDENT сотрудник записывает пациента, у которого в МИС IDENT зафиксировано 0 завершенных приемов, то во время синхронизации этот пациент может автоматически попадать в воронку “Первичные приемы”. И даже в том случае, если карточка Сделка по ошибке окажется в воронке “Повторные приемы”, - виджет сможет найти ее и перенести в воронку “Первичные приемы” на соответствующий этап. Пациенты, у которых приемов 1 и более, при синхронизации могут попадать в воронку “Повторные приемы”. Также если виджет найдет сделку по этому клиенту в воронке “Первичные приемы”, то автоматически сможет перенести ее в нужную воронку. Опять же, всё зависит от той логики бизнес-процессов, которую вы выбрали при настройке виджета.
Поиск Сделок при синхронизации осуществляется на всех этапах во всех воронках, затем виджет определяет, к какой воронке относится Сделка, и уже переносит ее в нужную воронку на нужный этап. Это существенно упрощает работу сотрудников в CRM системе, так как им не нужно самим определять и вручную переносить Сделку в нужную воронку.
ВАЖНО! На успешных и не успешных этапах (например: “Успешно завершена” и “Не реализована”) поиск Сделок не осуществляется. Поиск Сделок возможен только на активных этапах в воронках продаж.
Рассмотрим на примере:
1 ЭТАП "Новый лид" - администратор/координатор/специалист call-центра берет заявку в работу, проверяет контактные данные, проверяет заявку на дубль и берёт эту заявку в работу (переводит сделку на следующий этап воронки).
2 ЭТАП "Взяли в работу" - сотрудник связывается с пациентом, выясняет потребности и записывает на прием в МИС IDENT. А далее данные из IDENT автоматически попадают в CRM систему, и сделка сама переходит на этап "Записан на прием".
3 ЭТАП "Записан на прием" - сотрудник связывается с клиентом, напоминает о приеме и подтверждает запись. Если клиент не пришел на прием, то сотрудник ещё раз связывается с ним, выявляет возражения, отрабатывает их и записывает пациента на новую дату и время в IDENT. При этом старая запись в IDENT закрывается. Во время синхронизации старая сделка в amoCRM закрывается как нереализованная, а новая запись автоматически создается на этапе "Записан на прием".
Если пациент посетил стоматологию, то благодаря нашей связке происходит синхронизация данных между двумя системами, и сделка в автоматическом режиме переходит на этап "Посетил" в amoCRM.
4 ЭТАП "Посетил" - сотрудник связывается с клиентом, узнает NPS после приема и предлагает дополнительные услуги клиники, а также заполняет дополнительные поля в карточке Сделки для автоматизации процесса продаж и сбора необходимых анаkитических данных. Затем сделка закрывается и переходит на этап "Успешно реализована".
Во время синхронизации из МИС IDENT в amoCRM происходит передача следующих данных из Записи на прием в карточку Сделки:
- Имя и фамилия администратора создавшего запись
- Дата и время создания записи
- Дата и время приема
- ФИО врача к которому записан пациент
- Статус записи
- Сумма к оплате
- Коды оказанных услуг
- Тема обращения
- Комментарий
- Тип приема
- Филиал
- ID Приема
- ID Обращения
- Скидка (числовое поле, которое фиксирует размер скидки, предоставленной пациенту при оплате за приём)
- Фактически полученная сумма ДС (та сумма, которую пациент внес во время приема. Пациент мог внести как только сумму за оказанный прием, так и внести сумму, превышающую стоимость приема)
- Сумма оказанных услуг (вся сумма оказанных услуг (по кодам) за прием)
При синхронизации задач на профосмотры виджет работает с одной воронкой - “ПРОФОСМОТР”. В данной воронке ведутся сделки, у которых есть задача на профосмотр в МИС IDENT.
Зачастую специалисты call-центра бОльшую часть работы ведут и проводят в amoCRM, то есть их основной инструмент работы - это именно CRM система, где они занимаются обработкой всех поступивших заявок, консультированием пациентов, прозвоном с целью напоминания и подтверждения приема и тд. В МИС IDENT специалисты call-центра заходят лишь с целью записи пациента на прием. Поэтому для того, чтобы они могли, не заходя в МИС IDENT, продолжать работать в CRM системе по всем задачам, связанными с Профосмотрами, - был реализован функционал передачи задач на Профосмотры из МИС IDENT в amoCRM.
Когда в МИС IDENT врач/администратор/куратор создает задачу с типом “Профосмотр”, то автоматически в amoCRM в воронке “Профосмотры” создается карточка Сделка и в ней также автоматически создается задача с типом “Профосмотр” с дедлайном, указанным в МИС IDENT. В тело задачи подгружается комментарий, который был оставлен в задаче в МИС IDENT. То есть связка позволяет полностью перенести задачи из МИС IDENT в amoCRM. Это очень упрощает работу сотрудников, так как им не нужно вручную сопоставлять задачи из МИС IDENT со Сделками в amoCRM.
1. Алгоритм синхронизации открытых задач в МИС IDENT с типом “Профосмотр”.
Виджет производит поиск всех открытых задач в МИС IDENT, далее происходит поиск карточек Сделок в amoCRM в воронке “Профосмотры” по ключевому идентификатору “ID Профосмотра” и уже автоматически по соответствующим клиентам создаются задачи в amoCRM в карточках Сделок. То есть каждый профосмотр - это отдельная уникальная сделка.
2. Алгоритм синхронизации закрытых задач в МИС IDENT с типом “Профосмотр”.
Виджет производит поиск всех недавно закрытых задач в МИС IDENT с типом “Профосмотр” по ключевому идентификатору “ID Профосмотра”. Далее в соответствующей карточке Сделки в amoCRM уже происходит закрытие задачи. При этом в результате закрытия задачи, - в amoCRM фиксируется статус (причина закрытия) из МИС IDENT. Причины закрытия задачи могут быть следующими: проблема решена, отказ от клиники, длительный недозвон, лишняя задача или ошибка добавления. Дополнительно к статусу (причине закрытия), через “-” добавлятся комментарий к задаче, оставленный в МИС IDENT, то есть тот комментарий, который сотрудник написал в МИС IDENT при закрытии сделки также будет подтягиваться в amoCRM. Если задача в МИС IDENT была закрыта без комментария, то в amoCRM в задаче это будет отражено фразой “Задача закрыта без комментария”. Если причина закрытия задачи “Проблема решена”, то карточка Сделка автоматически переходит на успешный этап воронки (например: “Успешно завершена”). Если причина закрытия задачи любая кроме “Проблема решена”, то на не успешный этап (например: “Закрыто и не реализовано”).
Дополнительно при синхронизации из МИС IDENT в amoCRM в карточку Сделка и карточку Контакта передаются следующие 4 поля:
Зачастую специалисты call-центра бОльшую часть работы ведут и проводят в amoCRM, то есть их основной инструмент работы - это именно CRM система, где они занимаются обработкой всех поступивших заявок, консультированием пациентов, прозвоном с целью напоминания и подтверждения приема и тд. В МИС IDENT специалисты call-центра заходят лишь с целью записи пациента на прием. Поэтому для того, чтобы они могли, не заходя в МИС IDENT, продолжать работать в CRM системе по всем задачам, связанными с Профосмотрами, - был реализован функционал передачи задач на Профосмотры из МИС IDENT в amoCRM.
Когда в МИС IDENT врач/администратор/куратор создает задачу с типом “Профосмотр”, то автоматически в amoCRM в воронке “Профосмотры” создается карточка Сделка и в ней также автоматически создается задача с типом “Профосмотр” с дедлайном, указанным в МИС IDENT. В тело задачи подгружается комментарий, который был оставлен в задаче в МИС IDENT. То есть связка позволяет полностью перенести задачи из МИС IDENT в amoCRM. Это очень упрощает работу сотрудников, так как им не нужно вручную сопоставлять задачи из МИС IDENT со Сделками в amoCRM.
1. Алгоритм синхронизации открытых задач в МИС IDENT с типом “Профосмотр”.
Виджет производит поиск всех открытых задач в МИС IDENT, далее происходит поиск карточек Сделок в amoCRM в воронке “Профосмотры” по ключевому идентификатору “ID Профосмотра” и уже автоматически по соответствующим клиентам создаются задачи в amoCRM в карточках Сделок. То есть каждый профосмотр - это отдельная уникальная сделка.
2. Алгоритм синхронизации закрытых задач в МИС IDENT с типом “Профосмотр”.
Виджет производит поиск всех недавно закрытых задач в МИС IDENT с типом “Профосмотр” по ключевому идентификатору “ID Профосмотра”. Далее в соответствующей карточке Сделки в amoCRM уже происходит закрытие задачи. При этом в результате закрытия задачи, - в amoCRM фиксируется статус (причина закрытия) из МИС IDENT. Причины закрытия задачи могут быть следующими: проблема решена, отказ от клиники, длительный недозвон, лишняя задача или ошибка добавления. Дополнительно к статусу (причине закрытия), через “-” добавлятся комментарий к задаче, оставленный в МИС IDENT, то есть тот комментарий, который сотрудник написал в МИС IDENT при закрытии сделки также будет подтягиваться в amoCRM. Если задача в МИС IDENT была закрыта без комментария, то в amoCRM в задаче это будет отражено фразой “Задача закрыта без комментария”. Если причина закрытия задачи “Проблема решена”, то карточка Сделка автоматически переходит на успешный этап воронки (например: “Успешно завершена”). Если причина закрытия задачи любая кроме “Проблема решена”, то на не успешный этап (например: “Закрыто и не реализовано”).
Дополнительно при синхронизации из МИС IDENT в amoCRM в карточку Сделка и карточку Контакта передаются следующие 4 поля:
- Врач
- Актуально с
- Комментарий
- ID Профосмотра
Во время синхронизации виджет фиксирует “несостоявшиеся записи”. Если пациент хотел записаться, но по какой-то причине этого не сделал, - в amoCRM автоматически создастся сделка. Вы сможете “дожать” тех, кто сомневался, и вернуть их в клинику.
Во время синхронизации виджет производит поиск Обращений в МИС IDENT, где пациент либо хотел записаться, но не оставил свои данные, либо если пациент не имеет будущих записей на прием. Далее виджет определяет статус Пациента: первичный или повторный, и затем поиск по ID Обращения и номеру телефона, - осуществляет поиск карточки Сделки. Поиск осуществляется только на активных этапах воронок.
Во время синхронизации виджет производит поиск Обращений в МИС IDENT, где пациент либо хотел записаться, но не оставил свои данные, либо если пациент не имеет будущих записей на прием. Далее виджет определяет статус Пациента: первичный или повторный, и затем поиск по ID Обращения и номеру телефона, - осуществляет поиск карточки Сделки. Поиск осуществляется только на активных этапах воронок.
- Виджет может создавать сделку или в воронке первичного или повторного приема, если вы используете формат двух воронок. Так, если сделка не была найдена, то виджет сможет автоматически создать новую сделку в воронке первичных приемов на этапе, соответствующем статусу «Взяли в работу». Если сделка была найдена на первичных этапах воронки (например, на этапах со статусом «Новое обращение» или «Взяли в работу»), то виджет может ее перенести (или оставить) на этапе со статусом «Взяли в работу» в воронке повторных приемов.
- Такую логику можно реализовать и в рамках настройки одной воронки: без деления на первичные и повторные приемы.
Разработчик и правообладатель интеграции (связки) IDENT и amoCRM
ИП Яновский А.П. ИНН 616711005715
ИП Яновский А.П. ИНН 616711005715
